I. INTRODUCCIÓN
Este reglamento considera que Hidalgo y Asociados Ltda. está orientado a prestar servicios de auditoría a Pymes (no cotizan en bolsa ni emiten valores) y dentro de ellas, empresas familiares, corporaciones y organizaciones sin fines de lucro, donde el contacto permanente del socio con los dueños y administración del cliente es absolutamente imprescindible.
Este reglamento interno considera la existencia de dos comités en la administración de Hidalgo y Asociados Ltda.
§ Comité de Administración
Al que le corresponde la planificación y coordinación de las Actividades Operacionales de la Sociedad. Lo integran los socios y asociados de las áreas auditoría y consultoría. Se reúne trimestralmente.
§ Comité Técnico de Auditoría
Al que le corresponde analizar las situaciones técnicas especializadas que se presentan en el desarrollo de las diversas auditorías.
Lo integran los socios de auditoría y auditores ayudantes.
Se reúne semanalmente.
Este reglamento fue preparado de acuerdo a las instrucciones de la Norma de Carácter General Nº 355, de 02 de diciembre de 2013. Fue analizada y aprobada en el Comité de Administración y el Comité Técnico de Auditoría. Además, incorpora observaciones de la CMF, según oficio de 19 de noviembre de 2019 y del 06 de abril de 2020 y del 28 de diciembre de 2020.
Este reglamento será incorporado, destacadamente, en nuestra página Web, una vez aprobado por la CMF.
II. REGLAMENTO INTERNO DE AUDITORÍA
1. A CARGO DE ELABORACIÓN, APROBACIÓN Y MANTENCIÓN DE LAS NORMAS DEL REGLAMENTO
SOCIO Sr. Patricio Hidalgo Cambiaso
Ingeniero Comercial U.C.
RUT.: 5.409.150-8
2. A CARGO DE SUPERVISIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE NORMAS DEL REGLAMENTO
SOCIO Sr. Patricio Hidalgo Cambiaso
Ingeniero Comercial U.C.
RUT.: 5.409.150-8
3. NORMAS Y POLÍTICAS DE PROCEDIMIENTOS CONTROL DE CALIDAD Y ANÁLISIS DE AUDITORÍA
3.1 La carta contratación de servicios de auditoría será redactada y firmada siempre por un socio.
3.2 La revisión de auditoria será efectuada siempre por un socio, quien podrá delegar determinadas labores en un auditor ayudante, las que quedarán establecidas en el Programa de Auditoría.
3.3 La auditoría será efectuada conforme a un Programa de Auditoría preparado por un socio a cargo.
3.4 El Programa de Auditoría tendrá carta Gantt de planificación con fechas tentativas, el que será analizado con la gerencia de la sociedad para lograr un acuerdo.
3.5 Como norma general se contempla la revisión de auditoría en a lo menos dos etapas:
Auditoría Base: Análisis de procedimientos, revisión de cumplimiento tributario y revisión de Prebalance comparativo con el cierre del ejercicio anterior. Se deberá considerar un Prebalance de, a lo menos, 6 meses.
Auditoría Final: Revisión de los Estados Financieros de cierre del Ejercicio.
3.6 Al término de la fase auditoría Base se tendrá una reunión de coordinación con la administración de la empresa para definir las modificaciones a criterios contables y estimaciones detectadas en la revisión. Se efectuará una segunda reunión para analizar las observaciones de la primera reunión.
3.7 El socio a cargo deberá revisar y modificar el Programa de Auditoría acorde con los resultados obtenidos en la fase inicial (Punto 3.5 anterior).
3.8 Al término de fase segunda Auditoría Final se tendrá una nueva reunión con la administración de la empresa para definir ajustes, cambios, exposición en Notas que hayan surgido de la revisión. Se efectuará una segunda reunión para analizar las observaciones de la primera reunión.
3.9 Las exigencias al socio antes enumeradas, implican que debe dedicar a la auditoría de la empresa, por lo menos, el 60% del tiempo que se estima utilizan en el desarrollo de ella. Este tiempo se distribuirá, según el programa de auditoría entre ambas fases, a la fase de auditoría base, le dedicará un 30% y a la fase final un 30%.
3.10 Considerando un tiempo estimado en la Auditoría Previa de dos meses calendario y en la Auditoría General 2 meses, el socio a cargo
de la auditoría deberá dedicar, a lo menos, 40 horas en cada fase de la auditoría
En ellas debe considerar, a lo menos, una reunión con el Directorio en la fase final de la auditoría y una reunión en cada etapa del proceso de auditoría para coordinar y planificar la auditoría con la gerencia del cliente.
El socio a cargo deberá realizar, a lo menos, reuniones con el auditor ayúdate (o equipo de trabajo si fuere el caso).
- Al inicio de la auditoría para revisar el Programa de auditoría.
- Al término de la auditoría Base para preparar la revisión con la administración de la empresa.
- Al término de la auditoria final para preparar la revisión con la administración de la empresa.
Permanentemente recibirá consultas del auditor ayudante (o equipo de trabajo) mediante e-mail que se considerarán papeles de trabajo obligatorios.
4. NORMAS DE CONFIDENCIALIDAD, MANEJO DE INFORMACIÓN PRIVILEGIADA O RESERVADA Y LA SOLUCIÓN DE CONFLICTOS DE INTERÉS
4.1 Las cartas de cotización de servicios profesionales serán firmadas por los socios, tomando cada uno de ellos el compromiso de verificar que se están respetando las prohibiciones contenidas en el Art. 242, respecto de las actividades distintas a la auditoría.
4.2 Los socios no podrán realizar asesorías personales a directores o gerentes de empresas auditadas por Hidalgo y Asociados Ltda.
4.3 Los socios deberán renunciar por escrito a realizar trabajos de auditoría en clientes que les signifiquen conflictos de interés.
4.4 Los socios deberán manejar personalmente las auditorías en las que exista acceso a información privilegiada y mantendrán la confidencialidad, utilizando archivos personales especiales para dichas auditorías.
4.5 Cualquier infracción que se detecte a estas normas, implica la renuncia inmediata del socio a cargo de la auditoría y su reemplazo por otro socio.
4.6 Hidalgo y Asociados Ltda. Enviarán Carta Notarial al socio que haya sido sorprendido cometiendo infracción a la Normas sobre confidencialidad y manejo de información privilegiada. En ella se le notificará la suspensión de labores y se enviarán los antecedentes a los abogados para que propongan los pasos legales que corresponda seguir. Copia de la Carta Notarial enviada será remitida a la Comisión para el Mercado Financiero, a la que también se comunicará cualquier medida tomada después del informe de los abogados.
4.7 Hidalgo y Asociados Ltda. Enviarán Carta Notarial al auditor que haya sido sorprendido cometiendo infracción a la Normas sobre confidencialidad y manejo de información privilegiada. En ella se le notificará la suspensión de labores y se enviarán los antecedentes a los abogados para que propongan los pasos legales que corresponda seguir. Copia de la Carta Notarial enviada será remitida a la Comisión para el Mercado Financiero, a la que también se comunicará cualquier medida tomada después del informe de los abogados.
4.8 Los abogados procederán a aplicar las normas legales que debe cumplir la empresa después de aplicar los puntos 4.6 y 4.7 anteriores con el personal o socios.
5. NORMAS Y POLÍTICAS SOBRE TRATAMIENTO DE LAS IRREGULARIDADES, ANOMALÍAS O DELITOS DETECTADOS EN EL DESARROLLO DE LA AUDITORÍA Y QUE AFECTEN A LA ADMINISTRACIÓN O CONTABILIDAD DE LAS SOCIEDADES AUDITADAS
5.1 El socio a cargo debe comunicar por escrito al Directorio o socios de una empresa (cliente) cualquier grave irregularidad contable o posibles delitos relacionados con la actividad de los administradores.
Esta comunicación tiene el carácter de preventivo, ya que el cliente debe explicar que acciones realizará para que el socio pueda evaluar su efecto en los estados financieros que se están auditando.
Todas las comunicaciones por escrito tendrán la modalidad de Carta Notarial dirigida al Presidente de la sociedad o a los socios.
5.2 A fin de mantener la confidencialidad de situaciones como las descritas en el punto anterior, el socio no puede ser reemplazado por un auditor ayudante en estas materias.
5.3 Si las explicaciones de la administración de la empresa auditada no son satisfactorias respecto a las medidas que tomará, el socio de inmediato comunicará su opinión por carta notarial del Directorio o representantes de la empresa y solicitará a los abogados las denuncias formales al Ministerio Público para iniciar los procedimientos legales.
Se informará a la Comisión para el Mercado Financiero de estas acciones efectuadas, si la empresa está sometida a u fiscalización.
5.4 Si la empresa no está inscrita en la CMF, se pedirá a los abogados informar de los pasos a seguir.
6. NORMAS DE INDEPENDENCIA DE JUICIO E IDONEIDAD TÉCNICA
6.1 Para ser socio de Hidalgo y Asociados Ltda. en las labores de auditoría externa, se requiere:
• Ser titulado con el equivalente a contador auditor, ingeniero en información y control de gestión, ingeniero comercial o estudios similares de contabilidad y auditoría, emitidos por universidades o institutos profesionales, ambos reconocidos por el Estado.
• La carrera seguida por un socio para obtener su título antes mencionado deberá contar con, a lo menos:
- Dos semestres de ramos en materias de auditoría y Normas Internacionales de Auditoría (8 asignaturas, a lo menos).
- Dos semestres de ramos en materias de contabilidad y de Normas Internacionales IFRS (8 Asignaturas, a lo menos).
- Un total de 8 semestres debe tener la carrera, a lo menos.
• De no haberlas recibido en sus estudios regulares, deberá capacitarse con los diplomados que dicta el Colegio de Contadores respecto a IFRS.
Si no hubiese recibido instrucción respecto a Normas Internacionales de Auditoría debe solicitar cursar en una universidad, a lo menos, una asignatura respecto a Normas Internacionales de Auditoría.
• Tener experiencia de, a lo menos, seis años en labores de auditoría externa, de las cuales, al menos, dos deben ser de experiencia como jefe de grupo, reportando, directamente, a un socio.
• Ser aprobada la postulación por todos los socios que estén realizando labores de auditoría externa.
6.2 Es obligación de los socios de auditoría, participar en el Comité Técnico de Auditoría en el que se analizan, periódicamente, las situaciones técnicas especializadas que se presentan en el desarrollo de ellos.
6.3 Es obligación de los socios mantenerse plenamente informados de las Normas o Principios Contables internacionales IFRS que entrarán en vigencia en forma paulatina en Chile.
6.4 Igualmente es obligación mantenerse informados de las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas en Chile y las Normas Internacionales sobre la materia.
6.5 Los socios deberán respetar todas las normas de independencia respecto de losclientes contenidas en los Artículos 243 y 244 de la Ley 18.045 (Modificados por Ley 20.382), comunicándose por escrito, oficialmente cualquier situación que esté en discordancia con lo dispuesto en dichos artículos.
Se deberá levantar un acta firmada por los socios que deje constancia de la situación y la forma en que ella fue superada.
6.6 Los auditores que trabajan con el socio deberán ser contadores auditores, ingenieros comerciales titulados en universidades acreditadas, con un mínimo de dos años de experiencia en auditoría.
Para evaluar a los auditores se efectuará un examen técnico de admisión para conocer sus conocimientos de IFRS.
Los certificados de estudios emitidos por las universidades en los que estudiaron deberán acreditar un mínimo de:
- Dos semestres de ramos en materias de auditoría y Normas Internacionales de Auditoría (8 asignaturas, a lo menos).
- Dos semestres de ramos en materias de contabilidad y de Normas Internacionales IFRS (8 Asignaturas, a lo menos).
- Un total de 8 semestres debe tener la carrera, a lo menos.
De no haberlas recibido en sus estudios regulares, deberá capacitarse con los diplomados que dicta el Colegio de Contadores respecto a IFRS.
Si no hubiese recibido instrucción respecto a Normas Internacionales de Auditoría debe solicitar cursar en una universidad, a lo menos, una asignatura respecto a Normas Internacionales de Auditoría.
6.7 Los socios y auditores que trabajan en su equipo no pueden efectuar ningún trabajo profesional para la empresa que está auditando Hidalgo y Asociados Ltda.
6.8 Hidalgo y Asociados Ltda. no efectuarán auditorías en la industria bancaria ni en la industria de seguros y reaseguros.
Cualquier auditoría en otras industrias en que los socios no tengan experiencia, contratarán asesoría especializada, sin perjuicio de lo dispuesto en los párrafos siguientes.
Es obligación de los socios, antes de emitir la cotización de servicios de auditoría el obtener documentación de los Estados Financieros de otras empresas de la industria que hayan sido auditadas para evaluar las características de esta y compararla con los estados financieros de la empresa a auditada.
Los socios deberán efectuar un estudio detallado de dichos estados financieros de empresas de la industria que auditará e instruir a los auditores ayudantes al respecto y hacer una especial mención en el programa de auditoría a desarrollar de las situaciones especiales que afecten a esta industria respecto a los programas habituales de auditoría que se preparan en Hidalgo y Asociados Ltda. 6.9 Los socios estarán a cargo de una auditoría solo hasta 3 años con un mismo cliente. Los auditores ayudantes (o el equipo de trabajo) no podrán participar más de tres años en la auditoría de un mismo cliente.
7. NORMAS PARA LOS PROCEDIMIENTOS DE CONTROL DE INDEPENDENCIA DE JUICIO E IDONEIDAD TÉCNICA DE LOS SOCIOS
7.1 Al inicio de cada auditoría se incluirá un Papel de Trabajo en que el socio a cargo y el auditor ayudante que participe declaren su independencia de juicio respecto al cliente o su personal.
7.2 El socio que haga la revisión de control de calidad de una auditoría verificará, especialmente, la existencia del Papel de Trabajo.
7.3 El socio a cargo de la supervisión del cumplimiento de Normas revisará permanentemente el cumplimiento de las normas de independencia de juicio e idoneidad técnica de los socios y el personal auditor contratado. Exigirá declaraciones juradas para los casos que estime necesario.
8. NORMAS PARA PROGRAMAS DE FORMACIÓN CONTINUA Y CAPACITACIÓN
8.1 Hidalgo y Asociados Ltda. no tiene capacitación interna, sino que ocupa las ofertas que se reciben para la materia tributaria y de Normas Internacionales IFRS.
8.2 Los socios permanentemente se inscriben en seminarios antes mencionados y revisan literatura disponible.
8.3 Será obligación de Hidalgo y Asociados Ltda. contratar capacitaciones externas para los auditores ayudantes de, al menos, 40 horas anuales para actualizar y/o profundizar conocimientos de auditoría y Normas IFRS. Además, los socios y auditores ayudantes participan, semanalmente, en El Comité Técnico de Auditoría descrito en el Capítulo I de este reglamento, que permite el intercambio de experiencias y conocimientos.
9. NORMAS SOBRE COBROS DE HONORARIOS
9.1 Los honorarios se determinan mediante una estimación de las horas profesionales a utilizar, las que de acuerdo a las características de Hidalgo y Asociados Ltda. son realizadas por los socios (ver Punto I. Introducción).
9.2 No se cobra tarifa diferenciada por hora ayudante, de acuerdo a lo dispuesto en el Punto 3. de este reglamento. Si un auditor asociado colabora con un socio, los honorarios del auditor asociado se cargan al ítem gastos de Hidalgo y Asociados Ltda., no siendo presentados para cobro a la empresa auditada.
9.3 No se realizan trabajos profesionales adicionales a las empresas auditadas, salvo la auditoría propiamente tal o alguna revisión específica de auditoría.
9.4 Las horas del personal de administración no serán cobradas a clientes, ya que ellos no realizan labores técnicas de auditoría.
9.5 Los honorarios de auditoría de cada cliente no pueden representar más del 15% de los ingresos totales anuales de Hidalgo y Asociados Ltda. Como se señala en el punto 6.7 de este reglamento, los socios y auditores no pueden realizan trabajos adicionales a la auditoría con el cliente que se está auditando.
10. NORMAS Y PRINCIPIOS PARA EL ACTUAR DEL PERSONAL
10.1 La norma básica es la confidencialidad de la información obtenida durante el desarrollo de la Auditoría.
10.2 Los archivos de Papeles y Registros computacionales pertenecen a Hidalgo y Asociados Ltda. y nadie puede hacer uso de ellos.
10.3 Se destruyen o inutilizan al cabo de 6 años transcurridos desde la fecha de realización del trabajo.
10.4 En ningún caso podrán destruirse los documentos que digan relación directa o indirecta con alguna controversia o litigio pendiente.
10.5 Adicional a la confidencialidad exigida al personal, los profesionales socio o auditores deben cumplir con la siguiente normativa:
a) Los profesionales deben considerar como obligación permanente el cumplimiento de las leyes vigentes en Chile y verificar que sean respetadas por las empresas auditadas en todo lo que dice relación con Materias Técnicas de su conocimiento (Balances, Normas Tributarias).
b) Los profesionales deben saber que tienen una gran responsabilidad en lo que se refiere a la confianza que los usuarios de los Estados Financieros depositan en su trabajo y, por tanto, deben preocuparse de su permanente capacitación personal y profesional.
c) Los profesionales deben cuidar de mantener su calidad de independientes respecto a la empresa que estén auditando y, por tanto, deben informar al socio de cualquier dificultad que se presente sobre la materia.
10.6 Se estudiará con el personal contratado y con los socios las normas y principios que deben guiar el actuar del personal, en una reunión semestral, a lo menos.
En dichas reuniones se analizarán cosas prácticas que se pudieren haber observado durante el desarrollo de las auditorías.
